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Dans le tourbillon de l’organisation d’événements, où le stress et les défis logistiques se côtoient, l’importance d’une planification méticuleuse ne peut être sous-estimée. Pour alléger votre charge mentale, nous avons dressé un guide exhaustif des étapes incontournables pour obtenir une visibilité médiatique optimale, avant, pendant, et après votre événement. Cette feuille de route est conçue pour transformer chaque moment de tension en une opportunité de briller dans l’univers des médias.
Avant l’événement : Composez votre partition RP
Le succès d’un événement auprès des médias ne s’improvise pas. C’est une partition écrite à l’avance, selon une méthode rigoureuse.
Alertes préliminaires aux journalistes
Initiez le buzz autour de votre événement avec un communiqué de presse préliminaire. Ce document, focalisé sur un thème lié à l’événement sans trop en révéler, doit titiller la curiosité des médias et créer une attente.
Invitations personnalisées et CP ciblés
Élaborez des invitations captivantes et un communiqué de presse spécifique à l’événement. Ces éléments doivent être informatifs, visuellement attrayants et conçus pour établir un lien direct, voire une légère complicité, avec les médias.
Organisation des interviews pour les journalistes indisponibles
Anticipez les contraintes de temps des journalistes en planifiant des créneaux d’interviews flexibles, avant ou après l’événement, pour ceux qui ne peuvent y assister.
Préparation d’un kit de presse exhaustif
Préparez un dossier complet, intégrant des visuels impactants, des informations clés sur votre entreprise et des données chiffrées essentielles, pour fournir un aperçu complet aux médias.
Gestion rigoureuse de l’embargo
Si embargo il y a, ses conditions doivent être claires. En informant les journalistes de la date à partir de laquelle les informations peuvent être rendues publiques, vous pourrez maîtriser la diffusion de votre contenu.
Relances téléphoniques stratégiques
Gardez en réserve une information importante pour la partager en exclusivité lors de vos relances téléphoniques. Cette méthode peut renforcer l’intérêt et l’engagement des médias.
Organisation de briefs et média training
Sensibilisez les personnes de votre entreprise susceptibles d’être interviewées aux attentes des journalistes. Validez avec vos collaborateurs les idées, les points forts à mettre en avant. Préciser avec eux le cadre de ce qui peut être rendu public.
CP de synthèse
Préparez en amont un CP “post-événement” qui résumera les moments forts, enrichis de citations et de photographies. Destinez-le aux journalistes qui n’ont pas pu être présents ou qui souhaitent couvrir l’événement a posteriori.
Le jour J : Maîtrisez l’orchestration des médias
3,4… Quand l’orchestre est accordé, il ne reste plus qu’à donner le départ. Le concert sera d’autant plus réussi que les musiciens maîtrisent leur partition, individuelle et collective.
Gestion du planning d’interviews
Le jour de l’événement amènera son lot d’imprévus. Avoir un planning d’interviews bien structuré avec des marges de manœuvre suffisantes est essentiel. La présence d’un professionnel des RP lors des interviews permet de s’assurer de la qualité des informations partagées et de discuter des dates de sortie des articles. C’est aussi une belle opportunité pour renforcer les relations avec les médias !
Liste détaillée des journalistes
Une liste personnalisée des journalistes présents s’avère très utile. Elle doit inclure des détails comme les noms, les médias représentés et les sujets de prédilection de chaque journaliste. Cette préparation permet des interactions ciblées et efficaces, augmentant ainsi les chances d’une couverture médiatique en adéquation avec vos objectifs.
Dossiers de Presse prêts et accessibles
Les dossiers de presse doivent être complets, à jour, et disponibles en nombre suffisant. Ils doivent contenir des informations essentielles sur l’événement, l’entreprise, les intervenants, et des données statistiques ou des faits marquants.
Prise de vues
Les photos du jour J sont essentielles. Même sans être photographe professionnel, il est important de capturer des moments, qui se révéleront être clés pour les journalistes.
(Encore) le CP Post-Événement
Si vous avez parcouru notre liste, votre CP est déjà prêt et n’a plus qu’à être enrichi des informations glanées le jour J. Avant d’être diffusé aux journalistes n’ayant pas répondu ou n’ayant pas pu assister à l’événement.
Suivi et Bilan
Enfin, réaliser un bilan complet de la campagne RP autour de l’évènement permet de mesurer son impact. Ce bilan, effectué idéalement entre un et trois mois après l’événement, permet d’analyser les retombées médiatiques et d’affiner les stratégies futures.
La maîtrise des relations publiques est un art subtil, mêlant stratégie, tactique et timing. Pour les responsables marketing, s’entourer de professionnels des RP n’est pas un luxe, mais une nécessité stratégique. Les professionnels des RP apportent une expertise unique, capable de transformer un événement en une véritable symphonie médiatique.
Faire confiance à des experts des RP, c’est choisir de placer son événement sous le signe de l’excellence. C’est opter pour une visibilité accrue, un message cohérent et un écho médiatique qui résonne bien au-delà du jour J. Dans un monde où le moindre bruit peut faire ou défaire une marque, les professionnels des RP sont les orchestrateurs qui assurent que chaque note de votre stratégie marketing est jouée à la perfection dans le concerto des médias.
